『生成AIで業務効率化と言われても、うちのどの部署で使えばよいのか分からない』 『活用事例を見ても大企業の話ばかりで、社員数の少ない会社に置き換えられない』
話題になっているのは知っていても、自社の仕事に当てはめる方法が見えず、足踏みしている経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、部署ごとに生成AIへ任せやすい作業と、人が確認する作業を分けて並べ、最初に試す部署の選び方まで解説します。業種ごとの詳しい使い方は、別の記事でも紹介しています。
生成AIで業務効率化しやすいのは、文章を作る・まとめる・整える作業
生成AI（文章や要約の下書きを作るAI）で減らしやすいのは、「下書き」「要約」「文面の整え直し」の3つです。部署を問わず、この3つが入口になります。どの部署にも、毎週くり返す文章作業があるためです。
人が最後に読んで直す前提であれば、間違いがあっても、社外に出る前に止められます。たとえば、メールの下書きに誤った日付が入っていても、送る前に担当者が読めば直せます。逆に、金額の確定、契約の判断、人の評価のように、間違えたときの影響が大きい判断は、生成AIに任せず人が決めましょう。
生成AIに任せやすい作業と、人が決める作業は次のとおりです。
| 区分 | 作業の例 | 人がすること |
|---|---|---|
| 下書き | メール、社内通知、提案書・求人票のたたき台 | 内容と言い回しを確認して送る |
| 要約 | 会議・商談・面談のメモ、長い資料 | 抜けた論点がないかを確認する |
| 整え直し | 箇条書きの文章化、敬語の直し、表への整理 | 数字と固有名詞を元資料と照らす |
| 任せない判断 | 金額の確定、契約の可否、採用・評価の決定 | 人が判断し、生成AIは材料づくりにとどめる |
自社の作業を「下書き・要約・整え直し」のどれかに当てはめられれば、生成AIで減らせる候補になります。
生成AIに入れてよい情報を、先に決めておく
顧客の個人情報、取引先の非公開情報、社員の評価などは、入力してよいかどうかを社内で決めてから使います。判断を担当者ごとに任せると、人によって扱いがばらついてしまうためです。
部署ごとに使い始める前に、入力してよい情報を1枚にまとめておきましょう。「入れてよい例」と「入れない例」を2、3項目ずつ書き出すだけでも、判断の迷いは減ります。入力のルールがあれば、次の章の部署別の使い方を、担当者ごとに判断しなくて済みます。
部署別に見る、生成AIで業務効率化できる作業
部署ごとに「毎週ある文章作業」を1つ書き出すと、生成AIを使う場所が見つかります。ここでは、営業・総務・経理・人事・現場と管理の5つの部署について、任せやすい作業と人が確認することを並べました。
部署ごとの使い方の例を、先に一覧にします。
| 部署 | 生成AIに任せやすい作業 | 人が確認すること |
|---|---|---|
| 営業 | 提案書のたたき台、商談メモの要約、フォローのメール | 価格・納期・約束した条件 |
| 総務 | 社内通知、議事録の要約、規程についての質問への回答案 | 規程の原文と合っているか |
| 経理 | 取引先への連絡文、経費ルールの説明文、社内向けQ&A | 金額・勘定科目・計算の結果 |
| 人事 | 求人票の下書き、面接の質問案、研修資料のたたき台 | 応募者・社員の個人情報、評価の判断 |
| 現場・管理 | 日報・報告書の文章化、手順書の下書き、写真メモの整理 | 安全・品質に関わる記載 |
自社にない部署は飛ばして構いません。兼務が多い会社は、「人」ではなく「作業」で表を見ると、当てはめやすくなります。
営業｜提案書と商談メモ
営業では、商談メモを要約して、次回の提案書の骨子にする使い方があります。問い合わせへの初回の返信や、商談後のお礼とフォローの文面を、下書きしてもらう使い方も取り入れやすい例です。
人が確認するのは、価格、納期、相手に約束した条件です。生成AIの文面に、話していない条件が入っていないかを見てください。
営業は文章を書く量が多く、最初に試す1部署の候補になります。たとえば、毎週の商談のあとに、議事メモの整理と提案書の修正を行っている営業担当者なら、その2つの作業だけでも試す価値があります。
総務｜社内通知と議事録
総務では、社内通知や案内文の下書き、会議の録音や手書きメモからの議事録の要約に使えます。就業規則や社内規程について、社員からよく来る質問への回答案を作る使い方もあります。
人が確認するのは、規程の原文と回答が合っているかどうかです。規程を改定したあとは、古い回答を使い回さないようにしましょう。
総務は社内向けの文書が中心なので、社外に出る前に直せる点が強みです。たとえば、毎月の社内通知の文面を、前月の通知をもとにたたき台にする使い方は、始めやすい例です。
経理｜計算ではなく、説明と連絡の文章
経理で生成AIを使うのは、取引先への請求・支払いの連絡文、経費精算ルールの社内向けの説明、よくある質問への回答案といった文章です。たとえば、経費の申請方法を社員に伝える案内文は、下書きに向いています。
金額の計算、仕訳、税務の判断は、生成AIに任せず、会計ソフトと担当者で確定します。ここは、はっきり分けて考えてください。
経理は「数字を作る作業」と「数字を伝える文章」を分けて考えると、使える場所が見つかります。たとえば、支払いの遅れを取引先に伝える連絡文は、言い回しを整える作業として任せやすい例です。金額や期日は、経理の担当者が帳簿と照らして入れてください。
人事｜求人票と研修資料
人事では、求人票や募集文の下書き、面接で聞く質問の案、新人向けの研修資料や社内マニュアルのたたき台に使えます。
応募者や社員の個人情報は、入力してよい範囲を決めてから扱いましょう。採用や評価の判断は、人が行います。
人事は、求人票のように、応募者（社外）の目に触れる文書もあるため、公開する前に担当者が読む流れを残してください。たとえば、求人票の下書きを作ったあと、募集条件の数字や表現を採用担当者が読み比べる、という確認の形です。
現場・管理｜日報と手順書
現場や管理では、箇条書きや音声メモから日報・報告書を文章にしたり、作業手順書や引き継ぎ資料の下書きを作ったりできます。
安全・品質に関わる記載、図面や数量は、人が元の資料と照らして確定します。業種によって現場の作業は大きく違うため、業種ごとの違いは次の章で紹介します。
現場は文章を書く時間が取りにくい部署なので、「話した内容を文章にする」使い方から試すのがおすすめです。たとえば、作業の終わりに職長が口頭でまとめた内容を、日報の文章に整える使い方です。書く時間が短くなれば、現場の負担も軽くなります。
業種別に見ると、生成AIの使い方はここが変わる
部署別の使い方は、業種が違っても共通する部分が多くあります。業種によって変わるのは、「現場の書類」と「顧客とのやり取り」の中身です。
この章では、各業種の入口を簡単に紹介します。詳しい使い方は、業種ごとの記事を参照してください。自社の業種の記事を読む前に、前の章の部署別の表で、自社に当てはまる行に印を付けておくと読みやすくなります。
建設業｜日報・連絡文・現場の書類
建設業では、日報、協力会社への連絡文、現場の報告書を文章にする作業が入口になります。毎日のように書く文書が多く、型もあるため、生成AIの下書きが役立つ場面です。たとえば、現場ごとに書き方が違う日報の項目を、同じ並びにそろえる使い方があります。協力会社への連絡文も、決まった書き出しの型をそろえておけば、下書きを頼みやすくなります。
建設業での導入支援の考え方については、下記の記事でも詳しく解説をしています。気になる方はぜひ一度下記の記事をご覧ください。
不動産業｜物件の説明文と追客のメール
不動産業では、物件概要や募集文の下書き、反響への初回返信、追客のメールの文面づくりが入口になります。物件ごとに書く内容が似ているため、型をそろえやすい業種です。たとえば、物件の特徴を箇条書きにしたメモを、募集文の文章に直す使い方があります。反響への初回返信も、物件ごとの違いを差し込む型にしておけば、下書きを頼みやすくなります。当社も、不動産の業態でAXを支援した実績があります。
不動産業の業務効率化については、下記の記事でも詳しく解説をしています。気になる方はぜひ一度下記の記事をご覧ください。
製造業｜手順書・報告書・社内の問い合わせ
製造業では、作業手順書、品質の報告書、社内の問い合わせ対応の下書きが入口になります。ベテランの説明を文書にする場面や、記録の形をそろえる場面で使えます。品質の報告書は、項目の順番をそろえた下書きにする使い方があります。図面や顧客の仕様を扱うことが多い点が特徴で、入力してよい情報を先に決めておくことが特に大切です。
製造業での使い方は、下記の記事でも詳しく解説をしています。
部署別の使い方から始めるときは、1部署・1作業を選ぶ
ここまでの部署別の表から、最初の1つをどう選ぶか、2つ目の部署へどう広げるかが「始め方」の中心です。手順を細かく並べるよりも、選び方と広げ方の2点に絞って考えましょう。
全部署で一斉に始めず、毎週くり返す文章作業がある部署を1つ選びます。その部署で使い方を社内で共有してから、次の部署へ広げていくのが、進めやすい方法です。
最初の1部署は、毎週くり返す文章作業の量で選ぶ
最初の1部署は、次の3点がそろう部署から選びます。
- 同じ形式の文章を、毎週くり返し書いている
- 社外に出る前に、人が読んで直す流れがある
- その作業の担当者が、試すことに前向きである
3点がそろう部署を1つ選び、残りの部署は、表に印を付けたまま待ちましょう。表に印を付けるときは、作業の名前を1行で書いておくと、あとで見比べやすくなります。複数の部署が当てはまる場合は、文章の量が多い部署、または確認する担当者がはっきりしている部署から選ぶと、判断しやすくなります。
使い方を共有してから、2つ目の部署へ広げる
最初の部署で使った指示文の例と、人が確認した点は、社内で読める形に残しておきます。指示文とは、生成AIに作業を頼むときに入力する文章のことで、「プロンプト」とも呼ばれます。
共有の形は、指示文、使った作業の名前、人が直した点を、社内の共有フォルダに1つのファイルでまとめておく程度で構いません。次の部署の担当者が、その記録を見ながら同じ手順で試せるようにするためです。指示文を使い回すときは、元の文面をそのままコピーせず、部署に合わせて言葉を入れ替えて使いましょう。
2つ目の部署は、1つ目と作業が似ている部署を選ぶと、指示文を使い回せます。たとえば、営業の提案書で使った指示文の書き方は、人事の募集文にも応用しやすい例です。
社内だけで進めにくい場合は、外部に相談する選択肢もあります。HiroshimAIでは、当社のAXコンサルタント（AIを使った業務変革を支援する担当者）が事前のヒアリングで業務を聞いたうえで、対面でのAI研修と、導入後の相談を受けるAI顧問で支援しています。AI顧問は相談・コンサルティングで、システム開発の作業は含まれません。
広げる順番を決めておくと、部署ごとに一から試し直さずに済みます。広げる前に、最初の部署で「どの指示文が使いやすかったか」「どこで人の直しが入ったか」を短くふり返っておきましょう。
まとめ｜生成AIの業務効率化は、部署の作業表から1つ選ぶ
生成AIの業務効率化は、「下書き・要約・整え直し」が入口です。部署ごとに、人が確認することを決めておき、最初は1つの部署の1つの作業から始めます。
まずは、部署別の表で自社に当てはまる行に印を付け、毎週くり返す文章作業を1つ選んでみてください。そこで見えた使い方を社内で共有し、次の部署に広げていくのが、無理のない進め方です。
部署別の使い方を、自社の業務に当てはめたい方へ HiroshimAI株式会社は広島を拠点に、業務の整理から現場への定着まで、企業のAI導入を支援しています。エンタープライズ企業への導入実績もあります。
- AI研修：事前のヒアリングで内容を調整し、対面での研修を行います
- AI顧問：システム開発を含まない、相談・コンサルティングです
どの部署のどの作業から試すかで手が止まっている方は、下記よりお気軽にご相談ください。